Organizar um evento parece ser uma coisa bem simples aos olhos de quem está de fora. Mas não é uma tarefa fácil para um profissional responsável pela produção de eventos. Diferente do que muitos pensam, ele não é a pessoa que só delega funções.
Muito pelo contrário, tudo depende de suas decisões. E para ajudar esses “feras”, preparamos uma lista bastante objetiva, com os 7 erros mais comuns cometidos pelos organizadores de eventos que devem ser evitados.
Siga a leitura e não se esqueça de anotar essas dicas.
Neste artigo você vai ler sobre:
- Falha na contratação de fornecedores;
- Não ter objetivos claros;
- Ruídos na comunicação com o público;
- Não considerar o clima;
- Profissionais despreparados;
- Erros nas vendas de ingressos;
- Eventos sem a cara do público-alvo.
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1. FALHA NA CONTRATAÇÃO DE FORNECEDORES
Uma das primeiras coisas a se pensar no momento do planejamento do evento é quais fornecedores contratar. Não é de hoje que é uma grande preocupação em todas as áreas a busca por bons profissionais e empresas.
Nesse momento, se vê o quanto é importante um bom networking. Com uma boa rede de contatos, você pode solicitar indicações. E se você está começando e ainda não tem essa rede, antes da contratação, verifique a reputação dos fornecedores através das avaliações da empresa nos sites de busca como Google, ReclameAqui e até nas redes sociais.
2. NÃO TER OBJETIVOS CLAROS
Um bom produtor precisa saber qual o intuito de cada evento para na ocasião da produção, saber exatamente o que precisa ser feito para que o público tenha uma ótima experiência.
Por isso, ao planejar, leve em consideração o local, os custos, data, horário, entre outros e alinhe cada ponto com a equipe que participará antes e depois.
3. RUÍDOS NA COMUNICAÇÃO COM O PÚBLICO
Deixe um canal aberto para que o público possa ter informações claras sobre o evento. Dúvidas como local, vestimenta, entre outras coisas, podem surgir e esses canais devem ser de fácil acesso e oferecer um pronto atendimento para sanar todas as dúvidas dos participantes.
Uma dica é usar os canais online para facilitar o acesso de todos.
4. NÃO CONSIDERAR O CLIMA
Já imaginou não ter um plano B para uma chuva torrencial num casamento? Você precisa ter noção de tudo de errado que pode ocorrer no dia do evento. O local deve contar com suporte para todas as eventualidades possíveis.
Fique de olho com a estrutura e relacione cada ponto que merece esse tipo de atenção.
5. PROFISSIONAIS DESPREPARADOS
No momento da contratação da equipe para o evento que vai te auxiliar, é preciso cautela. Os mesmos riscos que se tem de contratar um fornecedor ruim, ocorre com esses profissionais. A falta de uma pessoa na equipe, pode sobrecarregar os outros e ocasionar muitos problemas no preparo e durante o evento.
O cuidado aqui deve ser com relação a capacitação de cada profissional, em atender bem, além do comprometimento com os horários e necessidades que a ocasião pede.
6. ERROS NA VENDA DOS INGRESSOS
Por mais perfeito que o evento seja, sem pessoas, ele não acontece. Por isso, a venda de ingressos deve ser estratégica. Os pontos devem ser em locais frequentados ou conhecidos pelo público-alvo. Além de se ter uma boa divulgação.
Atualmente é possível contar com as plataformas online de vendas de ingressos, que oferecem painéis bastante completos para um controle mais profissional.
7. EVENTOS SEM A CARA DO PÚBLICO-ALVO
A cara do evento deve ser a do seu público, por isso, é tão importante conhecê-lo já no planejamento. Sabendo disso, é possível focar em algumas escolhas e acertar nas estratégias que serão usadas, como essas:
- Atrações;
- Local;
- Buffet;
- Comunicação visual;
- Brindes personalizados.
Cada etapa é importante, desde a recepção na entrada, até a entrega dos brindes que na maioria dos casos são oferecidos e o público adora receber e que torna a ocasião inesquecível.
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